اهمیت اسناد این است که نه تنها در فهم مردم یک کشور از تاریخ خود بسیار مفید و مؤثر هستند، بلکه می‌توانند در حکم منبع و مرجعی برای برقراری عدالت در یک جامعه باشند. زیرا با آرشیو اسناد و ارائه‌ی آنها به مردم و محققان، در واقع از یک طرف به افراد این امکان را داده‌ایم که هویت خویش را از طریق انجام مسئولیت‌های گوناگون به ثبت برسانند و از طرف دیگر در قبال وظایف و مسئولیت‌های خویش جواب‌گو باشند و در صورت لزوم از اعمالی که در گذشته در قالب سمت‌های مختلف انجام داده‌اند، دفاع نمایند و آنها را برای دیگران شرح و توضیح دهند.
      از آنجا که پیش‌نیاز پاسخگویی و مسئولیت‌پذیری در یک جامعه‌ی عدالت‌مدار، شفافیت است، سازمان اسناد ملی وظیفه دارد که دسترسی هر چه راحت‌تر مردم و پژوهش‌گران را به اسناد فراهم نماید. هدف این است که مردم و محققان بتوانند اعمال کارگزاران دولتی و اشخاص منتخب خویش را در رده‌های مختلف مورد بررسی قرار دهند و از نحوه ی مصارف بودجه‌ی عمومی و ملی در ادارات گوناگون آگاه شوند و در صورت وقوع هر گونه خطا یا اعمال غیرقانونی، افراد خاطی را با توسل به همین اسناد، که در حکم شواهد و مدارک جرم آنها می‌باشند، به پای میز محاکمه بکشانند. امری که می‌تواند روندی شود برای مجازات مجرمان، جواب‌گو و متعهد ساختن افراد در قبال مسئولیت‌های خویش و دوری از این گونه جرم‌ها و خطاها در آینده تا این که جامعه و دولتی با فساد کمتر و بازده بیشتر داشته باشیم. البته به همین شکل خدمات افراد صادق، سخت‌کوش و بادرایت جامعه می‌تواند منجر به تشویق و تقدیر از آنها گردد.
    همچنین بین حفظ اسناد و تسهیل دسترسی به آنها با حقوق افراد به شخصه، رابطه‌ای به وجود می‌آید. از آنجا که نادیده گرفته شدن حقوق افراد و اجحاف در حق آنها، به وسیله‌ی اسناد قابل‌پیگری و ردیابی است، اشخاص می‌توانند برای دفاع از حقوق خویش به این اسناد متوسل شوند. بدین ترتیب در یک جامعه‌ی عدالت‌محور، حقوق پایمال شده‌ی افراد حتی با گذشت زمان فراموش نمی‌گردد و می‌توان با ارجاع و استناد به اسناد موجود در سازمان اسناد، این حقوق را استیفا نمود.
     نتیجه اینکه هر چند چالش و مرز ظریفی در ایجاد تعادل بین وجوب امنیت ملی و حفظ حقوق شهروندان در دسترسی به اسناد و گزارش‌های مربوط به حکومت و سازمان‌های مربوطه وجود دارد، اما اسناد بایگانی شده می‌توانند باعث ایجاد نظارت عمومی، پاسخ‌گویی، شفافیت و عدالت اجتماعی گردند و مردم را از اعمال غیرقانونی خویش و حکومت حفظ نمایند. همچنین اسناد می‌توانند از حقوق افراد چه به عنوان یک فرد و چه به عنوان یک جمع در قالب جامعه به عنوان صاحبان اصلی جامعه و تاریخ صیانت نمایند.